Administrativos financieros
Primeros pasos para administrativos financieros
Después de haber leído la guía de administradores académicos, ahora tocaremos brevemente algunas secciones de Skolar relacionadas con el área financiera.
Crear colegiaturas e inscripciones
Una de las funcionalidades principales y más populares de Skolar es el registro de pagos de colegiaturas, inscripciones, ya que al hacer esto es muy fácil llevar el control de adeudos y retrasos en pagos, así como envío de recibos y recordatorios de pago por email.
Para iniciar con esto, lo primero que debemos de hacer es ir a Finanzas > Colegiaturas > Agregar colegiatura, aquí deberás seleccionar algunos datos importantes:
- Tipo: Si es una inscripción (1 solo pago) o si es una colegiatura (múltiples pagos). En el caso de colegiaturas dado que son pagos recurrentes, Skolar puede producir todas las colegiaturas de un ciclo en un solo click, selecciona la casilla si así lo deseas.
- Sección: La sección educativa (o nivel académico: Primaria, Secundaria) al que pertenece la inscripción o colegiatura
- Ciclo: El ciclo en el cual se deben de pagar.
- Fecha límite de pago: El último día en el que se pueden hacer pagos sin que se consideren retraso.
- Mensualidades: Algunas instituciones ofrecen a los padres de familia repartir las colegiaturas en diferentes números de pagos a lo largo del ciclo o semestre.
- Cargo: La cantidad a pagar.
Crea productos
Similar a las colegiaturas, el dar de alta productos te permite llevar el registro de ventas productos como credenciales, documentación, uniformes, libros, etc.
Para registrar productos ve a Finanzas > Productos > Agregar producto.
- Nombre: El nombre del producto.
- Costo: El precio que paga la escuela por ese producto (si lo hay).
- Precio público: El precio al público.
- Cantidad: La cantidad de items que se encuentran en stock de ese producto.
Registrar pagos
Una vez que se han dado de alta colegiaturas y productos en Skolar, podemos hacer cobros de estos. Busca al alguno del que quieres registrar pagos, haz click en la pestaña de Finanzas > Realizar pago.
Carrito de compras
En esta vista puedes agregar todas las colegiaturas y productos que el alumno o padre de familia desea pagar, cada item se agregará al carrito al darle click.
Si el alumno tiene beca las cantidades de las colegiaturas se calcularán apropiadamente para reflejar el porcentaje de beca asignado.
Cuando has cargado todos los items al carrito, da click en Continuar.
Detalles de pago
En esta vista se realizan 3 acciones:
- Seleccionar si se desea enviar un comprobante de pago al padre de famila.
- Seleccionar los datos de facturación que aparecerán en el recibo.
- Seleccionar el método de pago que se usara para venta, este dato es importante para poder generar reportes de ingresos diarios.
Una vez que hayas seleccionad o las opciones correspondientes haz click en “pagar”, donde verás una página de resumen del pago y podrás confirmar que todo está correcto.
Si todo es correcto, entonces, da click en Realizar pago, si marcaste la casilla de enviar comprobante, este se enviará inmediatamente.